Seu Tempo é Meu?

Por: Cláudio Alcoforado.

24 horas é o tempo necessário em um dia para atender as minhas prioridades, se eu souber identificá-las. Se 24 horas não são necessárias para resolver as minhas prioridades em um dia, estou precisando dividir tarefas. A priorização é uma das disciplinas da gestão do tempo e voltaremos a tratar sobre ela mais na frente. E o respeito ao tempo do outro? Também precisamos conversar sobre isso. A gestão do tempo é tema recorrente nas conversas com o professor Eduardo Aguiar. Transcrevo algumas de suas observações:

A gestão do tempo é um processo no qual se adquire controle sobre as horas disponíveis para a realização das atividades, equilibrando a importância das ações desempenhadas e levando ao cumprimento do que foi planejado.

O tempo é um recurso não renovável, irreversível, não flexível e perecível, portanto não estocável (SANTOS e SANTOS, 2014).

O processo inicial requer análise da situação e planejamento, porém visa diminuir o stress provocado pelas pressões da sociedade moderna.

No ambiente de trabalho, a gestão do tempo é um forte aliado na obtenção dos objetivos e metas planejados.

Algumas palavras são sempre citadas no ambiente da gestão do tempo: prazos, pressões, quantidade e qualidade. Na sociedade moderna os prazos são cada vez mais curtos, exigindo não só uma quantidade de atividades desempenhadas em menor tempo, como com uma qualidade adequada, gerando uma pressão que leva ao stress. Cobranças são comuns para que os trabalhos sejam desenvolvidos sem a necessidade de horas extras, tornando os objetivos cada vez mais difíceis de alcançar (Fonseca, 2014).

Dependendo da personalidade, a pressão por prazos leva a pessoa a ficar ansiosa, agitada, impaciente, agressiva, competitiva, tensa ou hostil. Em contrapartida, outras podem trabalhar normalmente, continuando tolerantes, relaxadas e tranquilas.

O stress provocado pelo pouco tempo para o exercício das funções é prejudicial à saúde, com diversas reações provocadas ao organismo. Cabe à gestão do tempo diminuir a pressão sobre as pessoas.

Alguns fatos colaboram para o desperdício de tempo, dentre os quais os problemas inesperados, a tecnologia disponível (celulares, mídias sociais, etc.) e a diminuição das equipes de trabalho provocada pela forte concorrência que diminui as margens de lucro das empresas. Visando administrar melhor o tempo, algumas práticas são aconselhadas, segregadas em ações de planejamento, comportamentais e de infraestrutura:

PLANEJAMENTO :

a) Identificar os fatos que geram desperdícios de tempo;

b) Possuir e cumprir a agenda;

c) Descentralizar ações;

d) Evitar excessos de reuniões;

e) Fazer reuniões com pauta e objetividade;

f) Definir claramente as responsabilidades e autoridade;

COMPORTAMENTAIS

a) Possuir filtros de atendimentos pessoais e telefônicos;

b) Evitar interromper os demais durante o expediente;

c) Definir as ações de forma clara e objetiva;

d) Respeitar horários;

e) Fixar prioridades;

f) Saber dizer NÃO;

g) Eliminar a procrastinação;

h) Evitar o perfeccionismo;

INFRAESTRUTURA

a) Escolher bem o local da empresa;

b) Projetar adequadamente o ambiente de trabalho;

c) Manter organizado o ambiente de trabalho.

Uma tendência do mundo atual é a utilização do tempo como diferencial competitivo, sendo algo a ser praticado por todos nas organizações, desde os executivos até os que ocupam os escalões mais baixos. O tempo é um recurso escasso e que ao bem aproveitá-lo, refletirá nos custos da empresa. Pensar na Qualidade de Vida ao gerenciar o tempo também é uma tendência. O executivo que faz bom uso da tecnologia, otimizando o tempo, pode aumentar a receita e diminuir as despesas da organização (JUNQUEIRA, 2014). O autor criou uma matriz que relaciona as atividades urgentes e importantes, classificando-as em quatro dimensões:

IMPORTANTES E URGENTES:

a) Crises

b) Grandes projetos

c) Atividades com pressões externas

d) Conflitos com grandes clientes

e) Conflitos com familiares e amigos

f) Cobrança de resultados decisivos

IMPORTANTES E MENOS URGENTES:

a) Prevenção de problemas

b) Planejamento

c) Prospecção de oportunidades

d) Fortalecimento de relacionamentos e amizades

e) Buscas de novas formas de atuação

f) Reflexões e avaliações de processos

MENOS IMPORTANTES E URGENTES:

a) Interromper o trabalho para atender solicitações

b) Atividades de curto prazo

c) Resposta imediata a terceiros

MENOS IMPORTANTES E MENOS URGENTES

a) Reuniões e discussões de pouca importância

b) Hiperatividade social no trabalho

c) Fofocas

d) Visitas sociais por obrigação

Eduardo Aguiar é especialista em gestão, consultor e professor da FAFIRE - Recife - PE.

Cláudio Alcoforado é Gerente de Projetos na Blue Technology e presidente da SUCESU-PE (Sociedade dos Usuários de Tecnologia de Pernambuco).

Fonte de consulta:

@eaguiar1960

@claudioalcoforado

@bluetechnology_

#sucesupe

Trend Talk SUCESU PE em parceria com o CESAR e a CESAR School discute a importância da inovação

Por: Etiene Bahé

“Inovar não é mais um desejo apenas e sim uma necessidade para toda organização”. Recado dado pelo o Chief Executive Officer no Centro de Inovação CESAR, Eduardo Peixoto, durante o Trend Talk SUCESU PE. Um evento promovido pela Sociedade dos Usuários de Tecnologia de Pernambuco, exclusivo para seus associados, realizado em parceria com o CESAR e a CESAR School, nesta terça-feira (29).

O CEO do CESAR falou das dificuldades das empresas para inovar principalmente pela velocidade que as mudanças fruto do avanço tecnológico acontecem. “As empresas são cobradas por resultados de curto prazo. Mas a inovação só traz resultados no médio-longo prazo. Então, para inovar é necessário construir-se uma estratégia e engajar pessoas dentro e fora da organização para a mudança", explica Eduardo.

Participaram do Trend Talk, o diretor da CESAR School, Victor Hugo, que apresentou a entidade; o presidente e o ex-presidente da SUCESU PE, Cláudio Alcoforado e Romero Guimarães, respectivamente; o presidente da Agência Estadual de Tecnologia da Informação (ATI PE), Allan Araújo; a diretora de Estratégias Digitais do Sistema Jornal do Commercio, Maria Luiza Borges, dentre outros.

Problemas Complexos, resolvidos com Design Thinking

Por Cláudio Alcoforado Na tradução ao pé da letra teremos algo como “pensar design”, ou seja, uma forma de pensar para resolver problemas e inovar de modo a privilegiar o design. Mas design que falamos aqui não é apenas o design estético, é um design de usabilidade, afinal, as coisas precisam ser usuais e não apenas bonitas.

Neste sentido, o termo Design Thinking ganha força, pois é um processo ou uma abordagem que visa resolver problemas complexos e inovar de modo que o usuário ou cliente final seja o principal impactado. Na verdade, quem determina o que é inovação ou não é o usuário/cliente final, de nada adianta a empresa criar um super projeto de produto e seu cliente não o considerar inovador.

O tema Design Thinking na Resolução de Problemas Complexos, foi tratado no evento mensal do Clube da T.I. da SUCESU PE em palestra de Sarah Branco, CEO da M. Branco Consultoria e Treinamento.

Presente no evento, Milca Ribeiro, opinou que “a Gestão de Processos ou o mapeamento de processos ou, ainda, BPM – sigla para Business Process Management... qualquer que seja sua nomenclatura, o bacana é enxergar pelo olhar do outro, pensar em fazer diferente pra fazer melhor, adaptar, inovar, criar... sou uma apaixonada por esse tema, que abracei como profissão.”

Milca considerou a temática importantíssima nas organizações com uma abordagem muito leve e prazerosa. E destacou a citação de um dos slides da apresentação, que é fundamental em toda e qualquer organização (e até mesmo em nossa vida pessoal) : “Não é o mais forte que sobrevive, nem o mais inteligente, mas o que melhor se adapta às mudanças. ”

O termo Design Thinking começou a ficar mais popular a partir de 2009, principalmente, com a ascensão da consultoria IDEO, uma das consultorias em design mais famosas do mundo, fundada pelos irmãos David Kelley e Tom Kelley em 1991. O uso do termo Design Thinking já é reconhecido muito antes desta data, a noção de design como uma “forma de pensar” tem sua origem traçada a partir de 1969, nas ciências, no livro The Science of the Artificial, de Herbert A. Simon e mais especificamente na engenharia, a partir de 1973, com Experiences in Visual Thinking, de Robert McKim.

Cláudio Alcoforado é Gerente de Projetos na Blue Technology e presidente da SUCESU-PE (Sociedade dos Usuários de Tecnologia de Pernambuco).

Milca Ribeiro é Especialista em Gestão de Projetos e Processos | Universidade Católica de Pernambuco

Fonte de consulta: Kleber Donady em

https://beable.com.br/o-design-thinking-como-uma-vantagem-competitiva-para-pequenas-medias-e-grandes-empresas/

@claudioalcoforado

@bluetechnology_

#sucesupe

@milca_ribeiro