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Seu Tempo é Meu?


Por: Cláudio Alcoforado.


24 horas é o tempo necessário em um dia para atender as minhas prioridades, se eu souber identificá-las. Se 24 horas não são necessárias para resolver as minhas prioridades em um dia, estou precisando dividir tarefas. A priorização é uma das disciplinas da gestão do tempo e voltaremos a tratar sobre ela mais na frente. E o respeito ao tempo do outro? Também precisamos conversar sobre isso. A gestão do tempo é tema recorrente nas conversas com o professor Eduardo Aguiar. Transcrevo algumas de suas observações:


A gestão do tempo é um processo no qual se adquire controle sobre as horas disponíveis para a realização das atividades, equilibrando a importância das ações desempenhadas e levando ao cumprimento do que foi planejado.


O tempo é um recurso não renovável, irreversível, não flexível e perecível, portanto não estocável (SANTOS e SANTOS, 2014).


O processo inicial requer análise da situação e planejamento, porém visa diminuir o stress provocado pelas pressões da sociedade moderna.

No ambiente de trabalho, a gestão do tempo é um forte aliado na obtenção dos objetivos e metas planejados.


Algumas palavras são sempre citadas no ambiente da gestão do tempo: prazos, pressões, quantidade e qualidade. Na sociedade moderna os prazos são cada vez mais curtos, exigindo não só uma quantidade de atividades desempenhadas em menor tempo, como com uma qualidade adequada, gerando uma pressão que leva ao stress. Cobranças são comuns para que os trabalhos sejam desenvolvidos sem a necessidade de horas extras, tornando os objetivos cada vez mais difíceis de alcançar (Fonseca, 2014).


Dependendo da personalidade, a pressão por prazos leva a pessoa a ficar ansiosa, agitada, impaciente, agressiva, competitiva, tensa ou hostil. Em contrapartida, outras podem trabalhar normalmente, continuando tolerantes, relaxadas e tranquilas.


O stress provocado pelo pouco tempo para o exercício das funções é prejudicial à saúde, com diversas reações provocadas ao organismo. Cabe à gestão do tempo diminuir a pressão sobre as pessoas.


Alguns fatos colaboram para o desperdício de tempo, dentre os quais os problemas inesperados, a tecnologia disponível (celulares, mídias sociais, etc.) e a diminuição das equipes de trabalho provocada pela forte concorrência que diminui as margens de lucro das empresas. Visando administrar melhor o tempo, algumas práticas são aconselhadas, segregadas em ações de planejamento, comportamentais e de infraestrutura:


PLANEJAMENTO :


a) Identificar os fatos que geram desperdícios de tempo;

b) Possuir e cumprir a agenda;

c) Descentralizar ações;

d) Evitar excessos de reuniões;

e) Fazer reuniões com pauta e objetividade;

f) Definir claramente as responsabilidades e autoridade;


COMPORTAMENTAIS


a) Possuir filtros de atendimentos pessoais e telefônicos;

b) Evitar interromper os demais durante o expediente;

c) Definir as ações de forma clara e objetiva;

d) Respeitar horários;

e) Fixar prioridades;

f) Saber dizer NÃO;

g) Eliminar a procrastinação;

h) Evitar o perfeccionismo;


INFRAESTRUTURA


a) Escolher bem o local da empresa;

b) Projetar adequadamente o ambiente de trabalho;

c) Manter organizado o ambiente de trabalho.


Uma tendência do mundo atual é a utilização do tempo como diferencial competitivo, sendo algo a ser praticado por todos nas organizações, desde os executivos até os que ocupam os escalões mais baixos. O tempo é um recurso escasso e que ao bem aproveitá-lo, refletirá nos custos da empresa. Pensar na Qualidade de Vida ao gerenciar o tempo também é uma tendência. O executivo que faz bom uso da tecnologia, otimizando o tempo, pode aumentar a receita e diminuir as despesas da organização (JUNQUEIRA, 2014). O autor criou uma matriz que relaciona as atividades urgentes e importantes, classificando-as em quatro dimensões:


IMPORTANTES E URGENTES:


a) Crises

b) Grandes projetos

c) Atividades com pressões externas

d) Conflitos com grandes clientes

e) Conflitos com familiares e amigos

f) Cobrança de resultados decisivos


IMPORTANTES E MENOS URGENTES:


a) Prevenção de problemas

b) Planejamento

c) Prospecção de oportunidades

d) Fortalecimento de relacionamentos e amizades

e) Buscas de novas formas de atuação

f) Reflexões e avaliações de processos

MENOS IMPORTANTES E URGENTES:


a) Interromper o trabalho para atender solicitações

b) Atividades de curto prazo

c) Resposta imediata a terceiros


MENOS IMPORTANTES E MENOS URGENTES


a) Reuniões e discussões de pouca importância

b) Hiperatividade social no trabalho

c) Fofocas

d) Visitas sociais por obrigação



Eduardo Aguiar é especialista em gestão, consultor e professor da FAFIRE - Recife - PE.


Cláudio Alcoforado é Gerente de Projetos na Blue Technology e presidente da SUCESU-PE (Sociedade dos Usuários de Tecnologia de Pernambuco).


Fonte de consulta:

@eaguiar1960

@claudioalcoforado

@bluetechnology_




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